Etapas de las Incubadoras de Empresas
Ingreso a la Etapa de Pre-incubación
La incubadora de empresas debe contar con un equipo técnico capacitado para identificar y evaluar las fortalezas y debilidades que poseen los emprendedores para ingresar a la etapa de Pre-incubación.
Cada incubadora de empresas define el tipo de emprendimiento a apoyar, como así también su público objetivo y el plazo de acompañamiento en esta etapa.
Lo ideal es que el emprendedor venga a la incubadora de empresas con una idea clara e innovadora; por lo tanto, es importante fortalecer el Ecosistema Emprendedor y contar con un buen sistema de sensibilización y captación de emprendedores. De igual manera, si el emprendedor no cuenta con una idea de negocio, el equipo técnico de la incubadora de empresas, podrá asesorar al emprendedor para que identifique una idea de negocio innovadora durante el proceso de acompañamiento y participe en las actividades de capacitaciones que la incubadora de empresas organiza para la identificación de ideas de negocios, como así también, podrá orientar al emprendedor a buscar oportunidades de capacitación.
En el primer contacto, el equipo técnico debe explicar al emprendedor sobre los servicios y las condiciones de apoyo que la incubadora de empresas ofrece y hacer que el emprendedor registre en una ficha técnica los datos relevantes sobre la idea de negocio: tales como la descripción de la idea de negocio, las ventajas competitivas que ofrece al mercado, los elementos innovadores, las áreas de aplicación, los clientes potenciales, recursos necesarios para aplicar o desarrollar su idea, así como la necesidad de contar con potenciales socios.
De esta manera, se contará con un perfil del emprendedor y de la idea de negocio, de tal manera a analizar si es apto para iniciar la etapa de Preincubación y desarrollar el plan de negocio.
Etapa de Pre-incubación
Es un periodo en el cual el emprendedor deberá focalizarse en elaborar y afinar su plan de negocio con información y datos validados. Es el momento cuando debe definir el modelo de negocio que va a impulsar. Por su parte, la incubadora de empresas, debe ofrecer servicios de tutorías, asesoramiento especializados y capacitación en gestión de negocios, para asegurar que el emprendedor tome la mejor decisión, así como analizar la viabilidad técnica y económica de la idea. En esta etapa el emprendedor recibirá una intensa capacitación a fin de potenciar su perfil emprendedor a través de metodologías, como el coaching y los cursos prácticos en gestión empresarial, perfeccionando sus habilidades gerenciales y personales.
El buen desarrollo de esta etapa permitirá disminuir los riesgos de fracaso de la nueva empresa.
El resultado final en esta etapa debe ser, contar con un plan de negocio afinado y validado, listo para ingresar a la siguiente etapa de incubación.
Algunas incubadoras de empresas implementan en esta etapa la firma de un acuerdo con los emprendedores, con el objetivo de armonizar su relación con la incubadora de empresas y otros emprendedores con quienes deberán compartir, tiempo, recursos y espacio.
Algunos de los servicios que ofrecen las incubadoras de empresas en la etapa de Pre-incubación., pueden ser:
- Tutoría en la elaboración del plan de negocio.
- Tutores especializados.
- Asesorías personalizadas.
- Capacitación en gestión empresarial.
- Contactos y enlaces de negocios.
- Acompañamiento en la búsqueda de la innovación.
- Apoyo en las gestiones de propiedad intelectual.
- Apoyo en las gestiones para el soporte tecnológico necesario para desarrollar el prototipo.
- Apoyo en gestiones para el acceso a los laboratorios y grupos de investigación de la universidad.
- Apoyo en gestiones de Secretaría.
- Uso de infraestructura física: Sala de reuniones con oficina común para emprendedores.
- Uso de internet.
- Acceso a impresión y fotocopia de documentos.
- Entre otras.
Las áreas de capacitación y tutorías que es sumamente importante desarrollar en esta etapa, se puede citar algunas de ellas: planeación estratégica, marketing (estudio de mercado) y comercialización, introducción a las finanzas, contabilidad, formalización de empresas y aspectos legales.
Los principales objetivos que la incubadora de empresas debe lograr en la etapa de Pre-incubación son:
- Generar sinergia entre la universidad, entidades financieras, empresas y organismos del gobierno, que permita mejores oportunidades para las futuras empresas a crearse.
- Incentivar la identificación del componente innovador en las ideas de negocios que se presenten.
- Acompañar a los emprendedores en el seguimiento de la planeación.
Un importante resultado en esta etapa, es ayudar al emprendedor a definir su empresa y encaminar en la formalización y legalización, que le permitirá operar en el mercado sin contratiempo. Una nueva empresa necesita acelerar y ganar escala para alcanzar la sostenibilidad económica.
Con un buen plan de negocios elaborado con información obtenida de fuentes reales y validadas en el mercado, el diseño de estrategias puede favorecer un nacimiento con buenas oportunidades de sobrevivencia inicial.
La ausencia de un acompañamiento profesional y el soporte de infraestructura básica para iniciar un nuevo emprendimiento, hacen que la mortandad de nuevas empresas sea alta. Las microempresas que nacen sin asesoramiento, normalmente tienen serios problemas comerciales y no llegan a alcanzar la facturación mínima para sostenerse económicamente, por lo que pierden dinero y no llegan a sobrevivir por mucho tiempo.
Las ideas de negocios que son apoyadas desde una incubadora de empresas universitarias, pueden generar alianzas de los emprendedores con los docentes e investigadores, con proyectos generados de la producción científica y propiedad intelectual.
En este caso, debe existir un acuerdo entre las partes, donde se establecerán las formas y condiciones de trabajo, para el inicio y avance de la idea; la incubadora de empresas debe acompañar para que este acuerdo establecido entre las partes, sea respetadas para el logro de sus fines.
Criterios de Evaluación y Selección de Proyectos Empresariales para Incubar
El equipo técnico de la incubadora de empresas debe dar un seguimiento personalizado a los emprendedores. El tiempo estimado de pre-incubación es normalmente de 6 meses, aunque existen casos donde el entorno de pre-incubación requiere ajustarse a los tiempos del emprendedor. Es el caso de las incubadoras universitarias, donde los periodos de exámenes y presentación de tesis pueden afectar el avance de esta etapa, pudiendo extenderse entre 8 a 10 meses. Otros casos ocurren donde el emprendedor está en un ciclo más avanzado, y en ese caso, pueden acelerar los procesos en la etapa de preincubación antes de los 6 meses requeridos.
Cuando los emprendedores están en condiciones de ingresar a la etapa de incubación, el equipo técnico deberá reforzar su asistencia y estimular al emprendedor a dar el paso más importante en el proceso de emprender.
La mayoría de las incubadoras de empresas conforman un comité evaluador y aplican criterios de evaluación de emprendimientos a impulsar a la siguiente etapa. Este comité puede estar conformado por otros profesionales vinculados a la incubadora de empresas que pueden dar una mirada diferente pero alineada a las políticas y criterios establecidos en la incubadora de empresas.
Proceso de selección de proyectos empresariales
El objetivo del proceso de selección de proyectos empresariales, es elegir a los emprendimientos que tienen el mayor potencial para pasar a la etapa de incubación. Cada incubadora de empresas tiene sus propios criterios de selección y generalmente están alineadas a las políticas de las instituciones a las que pertenecen.
La selección de emprendimientos debe ser compatible con la realidad del entorno interno y externo de la incubadora de empresas. La cantidad de emprendimientos que pueden pasar a la etapa de incubación está limitada a la disponibilidad de infraestructura física de la incubadora de empresas. También existen modelos que incuban empresas extra muro, dando mayor posibilidad de trabajar con mayor cantidad de emprendimientos/empresas en la etapa de incubación. Si bien la cantidad de empresas incubadas es un indicador importante de evaluación del funcionamiento de las incubadoras de empresas, en sus inicios, una nueva incubadora de empresas suele tener pocas empresas operando. Esta situación permite una mejor atención a los emprendedores en la fase inicial. Mientras la incubadora de empresas se va fortaleciendo en infraestructura y servicios, con el tiempo, se tendrán otros tipos de escenarios.
Etapa de Incubación
Pasar de la etapa de pre-incubación a la incubación, es un resultado de éxito. Estimular y apoyar a un emprendedor para iniciar su propia empresa lleva mucho trabajo y sacrificios, es en este momento que la empresa se materializa y la idea que fue evolucionando y se plasmó en papel, toma cuerpo y técnicamente da lugar al nacimiento de una nueva empresa, con potencial de crecimiento.
Un plan de negocios bien elaborado, aporta en esta etapa, la claridad de acciones a implementar para alcanzar el objetivo fundamental de superar la turbulencia normal del despegue de la nueva empresa para sobrevivir, alcanzando con rapidez la estabilidad económica a través de una buena gestión comercial y productiva.
En el primer periodo de esta etapa, el equipo técnico debe acompañar permanentemente al emprendedor en ajustar y responder la demanda del mercado, vender es una cuestión vital, por lo que es recomendable prestar especial cuidado en el diseño de estrategias que permitan alcanzar el nivel de ventas que necesita la empresa para sostener su estructura.
Enfrentar la realidad y comparar los resultados con el plan de negocio, permitirá evaluar la situación y el avance que se va obteniendo en la empresa. La rentabilidad es un indicador importante, aunque en esta etapa alcanzar lo más rápidamente posible el punto de equilibrio es una razón de éxito indiscutible. Una vez que la empresa haya alcanzado un movimiento comercial estable próximo al punto de equilibrio, las estrategias de crecimiento pueden ser desarrolladas.
El Punto de Equilibrio es la cantidad que la empresa necesita vender para cubrir sus costos variables y fijos en un determinado periodo. Es un indicador fundamental para controlar el desempeño de las ventas en los primeros meses de operación. En el Punto de Equilibrio la utilidad es igual a cero.
Es una etapa del trabajo con los asesores, especialistas, mentores y tutores, donde se alcanza un nivel de relacionamiento más intenso y se trabaja en un ambiente de mayor confianza. La capacitación continúa y se intensifica en temas más específicos para potenciar conocimientos. En la medida de su aplicación, la empresa, el emprendedor y su equipo estarán desarrollando capacidades fundamentales para su crecimiento, encaminando a la empresa a su consolidación.
Durante la incubación, la nueva empresa experimenta todo tipo de necesidades, como las de financiamiento. Es el momento en que la incubadora de empresas debe orientar y acompañar al emprendedor para la búsqueda de aliados estratégicos, potenciales inversionistas y fuentes de captación de capital semilla.
Recordemos que un Ecosistema Emprendedor tiene oportunidad de desarrollarse cuando están presente sus tres componentes: emprendimientos, innovación y financiación.
La duración de la etapa de incubación varía de 12 a 24 meses, en otros casos es hasta 36 meses; de acuerdo al tipo de incubadora de empresas. Durante todo este periodo, la empresa atravesará diferentes tipos de situaciones y requerirá la asistencia del equipo técnico de la incubadora de empresas, que deberá estar atento para asistirlo oportunamente. El monitoreo y seguimiento programado, que la incubadora de empresas debe prestar a las nuevas empresas, en esta etapa es un factor determinante para el crecimiento sostenido de la misma.
Dependiendo del tipo de emprendimiento, la etapa de incubación puede culminar antes del plazo establecido por la incubadora de empresas y en el caso de emprendimientos tecnológicos donde el desarrollo del prototipo o producto requiera más tiempo, se podrá extender de acuerdo a los criterios de la incubadora de empresas.
Los principales objetivos que la incubadora de empresas debe lograr en la etapa de Incubación son:
- Ejecutar las estrategias definidas en el plan de negocio.
- Ajustar y definir nuevas estrategias y planes de acción.
- Desarrollar y fortalecer habilidades empresariales de los emprendedores.
Algunos de los servicios que ofrecen las incubadoras de empresas en la etapa de Incubación pueden ser:
- Tutoría en la elaboración del plan de negocio.
- Tutores especializados.
- Asesorías personalizadas.
- Capacitación en gestión empresarial.
- Contactos y enlaces de negocios.
- Acompañamiento en la búsqueda de la innovación.
- Apoyo en las gestiones de propiedad intelectual.
- Apoyo en las gestiones para el soporte tecnológico necesario para desarrollar el prototipo.
- Apoyo en gestiones para el acceso a los laboratorios y grupos de investigación de la universidad.
- Uso de infraestructura física:
- Sala de reuniones.
- Oficina para emprendedores.
- Sala de Exposición.
- Uso de internet.
- Acceso a impresión.
- Acceso a fotocopiadora.
- Apoyo en gestiones de Secretaría.
- Entre otras.
Es la fase en que el proyecto se lleva a cabo y se da seguimiento al impacto real de éste. Se prospectan cambios y se verifican objetivos. En esta etapa se implementa la planeación y se desarrollan de manera real los modelos de trabajo planteados en el plan de negocios para las diversas áreas de la nueva empresa tales como producción, mercadotecnia y recursos humanos.
En la etapa de incubación, se ofrecen servicios integrales (tutoría, asesoría, consultoría, capacitación, información, orientación, enlaces de negocios, etc.) para facilitar y guiar a las empresas en el proceso de implantación, operación y desarrollo de la empresa.
Proceso de graduación de la empresa incubada
Una incubadora de empresas tiene la misión de acompañar al emprendedor hasta la maduración de su idea y la consolidación de su empresa. Sin embargo, se debe tener cuidado en no mantenerlo dentro de la incubadora de empresas más tiempo del plazo establecido en la etapa de incubación si la empresa ya está lista para graduarse. Con esto se pretende que la empresa incubada inicie una nueva etapa en un escenario diferente, fuera de la estructura y del soporte de la incubadora de empresas.
Si el equipo técnico considera que ha llegado el tiempo de graduarse, sin embargo, la empresa no está en condiciones de dar el paso, es recomendable establecer un nuevo plazo y dar oportunidad a la empresa a realizar los ajustes necesarios para la graduación.
Para ello es fundamental que el emprendedor tenga las reglas bien en claro desde el inicio mismo de su relación con la incubadora de empresas, y sepa de antemano, cuál es el proceso que debe seguir dentro de la incubadora de empresas y cómo y en qué momento podrá graduarse y abandonar la misma.
Se debe tener en cuenta que no todas las empresas incubadas llegan a graduarse, esto no debe ser motivo de preocupación. Los motivos pueden ser diversos, como la fusión con otras empresas, la interrupción temporal de sus actividades, oportunidades de especialización en el exterior, oportunidades laborales a nivel de dependencia y otra circunstancia probable, el quiebre de la empresa. A este grupo de empresas se los llama empresas egresadas de la incubadora de empresas.
Es frecuente que muchas empresas no logren desarrollarse y no logren superar el punto de equilibrio a pesar de haber contado con un mecanismo de apoyo.
Los criterios para la graduación pueden ser:
- Tiempo: la incubadora de empresas define el tiempo máximo que una empresa puede estar dentro de la misma; incluyendo la etapa de Pre-incubación. En este tiempo se considera suficiente para que el emprendedor esté entrenado, la idea esté madura y el producto resultante del emprendimiento haya sido probado en el mercado.
- Recursos: también se debe asignar un límite a los recursos proveídos por la incubadora de empresas a la empresa incubada. La misma tendrá acceso a espacio físico, infraestructura, maquinarias, servicios, cursos, asesorías, etc., pero siempre es recomendable definir previamente un límite máximo de utilización de estos recursos, de tal manera que la empresa optimice los mismos y tenga claro hasta qué etapa de su crecimiento puede beneficiarse de los mismos y en qué momento estará en condiciones de graduarse de la incubadora de empresas.
- Entrega de Plan de Negocios: este criterio define que cuando un emprendedor ha completado su plan de negocios, tiene todos los elementos necesarios para que su emprendimiento inicie.
- Inicio del emprendimiento: que es la ejecución del plan de negocios, es decir, el negocio está en marcha, el emprendimiento ha iniciado..
- Crecimiento de la empresa: otro criterio importante son los resultados que la misma ha obtenido durante la etapa de incubación. Es necesario determinar en qué momento una empresa que tiene un crecimiento acelerado, puede graduarse.
Dependiendo de la política de la incubadora de empresas, en la etapa de incubación, las empresas nacientes deben pagar una cuota tanto por su alojamiento como por los servicios recibidos. Es importante aclarar que en la mayoría de los casos los servicios de las incubadoras de empresas son subsidiados y los costos que enfrentan no son los reales del mercado.
Etapa de Post-incubación
El objetivo de la post-incubación es consolidar el crecimiento de las empresas incubadas, a través de consultoría especializada, espacios empresariales y acercamientos a fuentes de financiamiento, así como apoyo a sus gobiernos corporativos.
La etapa de post-incubación es el periodo donde las empresas graduadas, se instalan fuera de la incubadora de empresas y dependiendo de la política de la incubadora de empresas, este periodo tiene un tiempo determinado.
En algunos modelos de incubadoras de empresas se considera hasta 12 meses el periodo de post-incubación. Durante los 12 meses la empresa es analizada en su crecimiento y consolidación bajo indicadores preestablecidos.
Existen casos de incubadoras de empresas que aplican el cobro de una cuota a las empresas graduadas por un tiempo determinado, que puede ser un porcentaje anual de las facturaciones o un monto establecido. De esta forma las empresas graduadas retribuyen parte del servicio percibido en la incubadora de empresas y en este periodo continúan recibiendo asistencia especializada y otros beneficios.
Generalmente los empresarios de las empresas graduadas son invitados a asesorar a las nuevas empresas en la etapa de incubación en calidad de mentores o tutores, como así también son invitados a formar parte del comité de selección de las nuevas empresas a ser incubadas
Los parques científicos y tecnológicos, que están ligadas a incubadoras de empresas pueden alojar a las empresas graduadas para continuar su consolidación, aplicando sus criterios y condiciones.
Las incubadoras de empresas tecnológicas se asemejan en algunos aspectos a los parques tecnológicos que proveen de un conjunto de servicios compartidos.
Pero se diferencian en un aspecto esencial: en la incubadora de empresas están por un periodo determinado. En los parques tecnológicos, mientras los clientes paguen por los servicios, la estadía puede ser muy prolongada.
Con la experiencia inicial del programa Neza Emprende y tomando como referencias la inexistencia se ecosistemas emprendedores de la región, se observó que una incubadora de empresas, para graduar 6 empresas, debe iniciar un trabajo que puede durar entre 2 a 3 años. Se estima que se tiene que sensibilizar aproximadamente a 600 emprendedores, de los cuales 200 serán captados para iniciar la etapa de pre-incubación, tan solo el 10% de los 200 (20) emprendedores ingresarán a la etapa de incubación, de los cuales el 50% (10) podrán poner en marcha sus empresas y de estos el 80% (8) llegarán a la fase final de la incubación, finalmente, serán graduadas el 10% (6) empresas. Según lo observado en el gráfico.
Para mantener activa una incubadora de empresas, se tendrá que realizar diferentes actividades para sensibilizar y motivar cada año a los emprendedores y proseguir con los trabajos de captación, pre-incubación e incubación, asegurando un flujo de emprendedores que permita alcanzar los resultados cada año.
